Als je voor je werk moet reizen, heb je vaak recht op een vergoeding van de reiskosten. Dit kan variëren van kosten voor het openbaar vervoer tot autokilometers. Het correct declareren van deze kosten is belangrijk, zowel voor de werknemer die de kosten wil terugkrijgen als voor de werkgever die alles op een ordelijke manier wil bijhouden. In deze blog bespreken we de verschillende manieren om reiskosten te declareren, welke regels er gelden en hoe dit in de salarisadministratie kan worden verwerkt.
Wat zijn reiskosten?
Reiskosten zijn de kosten die je maakt om van en naar je werk te reizen of om werkgerelateerde afspraken op andere locaties bij te wonen. Dit kan op verschillende manieren gebeuren: met de auto, het openbaar vervoer, de fiets of zelfs te voet. Werkgevers kunnen ervoor kiezen om deze kosten geheel of gedeeltelijk te vergoeden. Vaak worden de regels voor het declareren van reiskosten vastgelegd in een bedrijfsbeleid of cao.
Er zijn verschillende soorten reiskostenvergoedingen, zoals een kilometervergoeding voor autogebruik of een vergoeding voor het gebruik van het openbaar vervoer. Het is belangrijk om te weten welke kosten je precies kunt declareren en wat de voorwaarden zijn binnen jouw organisatie.
Hoe werkt het declareren van reiskosten?
Om reiskosten te declareren, moet je meestal een declaratieformulier invullen of een digitale declaratie indienen via een systeem van je werkgever. Hierbij geef je aan welke reizen je hebt gemaakt, wat de afstand was (in kilometers) en welke kosten je hebt gemaakt. Voor reizen met het openbaar vervoer wordt vaak gevraagd om kaartjes of facturen bij te voegen als bewijs van de gemaakte kosten.
Kilometervergoedingen worden meestal berekend op basis van een vast bedrag per kilometer. Dit bedrag wordt bepaald door de werkgever, maar het kan ook afhangen van fiscale regels. In Nederland geldt bijvoorbeeld een belastingvrije kilometervergoeding van € 0,23 per kilometer in 2024. Alles wat je boven dit bedrag ontvangt, wordt gezien als loon en is belast.
Het is belangrijk om je declaraties op tijd en volledig in te dienen, zodat je vergoeding snel en correct kan worden uitbetaald. Elke organisatie heeft zijn eigen regels over de termijn waarbinnen declaraties moeten worden ingediend, dus zorg ervoor dat je hiervan op de hoogte bent.
Wat kan je wel en niet declareren?
Niet alle reiskosten kunnen zomaar worden gedeclareerd. Het hangt af van de afspraken binnen jouw organisatie of cao wat precies vergoed wordt. Vaak kunnen de volgende kosten worden gedeclareerd:
Kilometers die je maakt met je eigen auto voor werkgerelateerde afspraken
Kosten voor het openbaar vervoer voor zakelijke reizen
Parkeerkosten die je maakt tijdens een zakelijke afspraak
Er zijn echter ook kosten die niet onder de standaardvergoeding vallen, zoals verkeersboetes of extra luxe opties zoals het boeken van een eerste klas treinreis als de werkgever alleen tweede klas vergoedt. Zorg ervoor dat je duidelijk weet wat wel en niet wordt vergoed om problemen achteraf te voorkomen.
Reiskosten verwerken in de salarisadministratie
Het verwerken van reiskosten in de salarisadministratie kan soms een tijdrovende klus zijn, zeker als er veel medewerkers zijn die regelmatig hun reiskosten declareren. Voor elke werknemer moet de juiste vergoeding worden berekend, en dit moet nauwkeurig in het systeem worden ingevoerd zodat de vergoedingen correct worden uitbetaald.
Door reiskostenvergoedingen in de salarisadministratie te verwerken, kun je ervoor zorgen dat de vergoedingen automatisch worden uitgekeerd samen met het loon van de medewerkers. Dit kan de administratieve last aanzienlijk verminderen, maar vereist wel dat het systeem goed wordt bijgehouden en dat de juiste gegevens beschikbaar zijn.
Voor bedrijven kan het echter ook aantrekkelijk zijn om de verwerking van reiskosten en salarisadministratie uit te besteden aan een extern salarisbureau. Dit zorgt ervoor dat alles nauwkeurig en op tijd wordt geregeld zonder dat je zelf veel tijd hoeft te besteden aan de administratie. Bovendien zijn externe bureaus gespecialiseerd in salaris- en vergoedingsadministratie, waardoor de kans op fouten vermindert en alles volgens de laatste fiscale regels wordt uitgevoerd. SimpeleLoonstrook is een gespecialiseerde dienstverlener op het gebied van salarisadministratie.
Belastingvoordelen en regels
Een belangrijk aspect van reiskosten declareren is de fiscale kant. In Nederland geldt een belastingvrije vergoeding van maximaal € 0,21 per kilometer voor reizen met de eigen auto. Voor openbaar vervoer geldt meestal dat de volledige kosten belastingvrij vergoed kunnen worden, mits er een bewijs van betaling is.
Als werkgever is het belangrijk om deze regels in acht te nemen om geen onnodige belastingheffing te riskeren. Het is aan te raden om de belastingvrije vergoedingen te gebruiken om te voorkomen dat vergoedingen als loon worden gezien en daardoor belastbaar zijn. Daarnaast moeten alle declaraties goed worden bijgehouden voor controle door de Belastingdienst.
Conclusie
Het declareren van reiskosten is een belangrijk onderdeel van het vergoeden van werkgerelateerde uitgaven. Of je nu met de auto of het openbaar vervoer reist, het is essentieel om te weten wat je kunt declareren en hoe je dit op de juiste manier doet. Zorg ervoor dat je declaraties volledig en op tijd indient om een snelle vergoeding te ontvangen. Voor werkgevers is het slim om reiskosten in de salarisadministratie te verwerken, en het kan zelfs handig zijn om deze administratie uit te besteden om de processen soepel en foutloos te laten verlopen.
